Naar inhoud

Evenementenkluis verenigt gemeentebestuur én organisatoren in online platform

Foto

Met de Evenementenkluis lanceren de gemeentebesturen van Mol, Balen, Dessel en Kasterlee een uniek online platform om de organisatie van evenementen vlotter te laten verlopen. Via het platform dienen organisatoren alle noodzakelijke en optionele aanvragen voor hun evenement in en volgen ze het verdere verloop op. Alle communicatie met het verantwoordelijke gemeentebestuur verloopt via het platform. De Evenementenkluis bewaakt voor beide partijen het correct naleven van alle deadlines.

Van mosselfeest over vernissage tot en met een fuif of een muziekfestival in openlucht. In een gemeente vinden er jaarlijks enkele honderden zelfs duizenden activiteiten en evenementen plaats. Achter elk evenement zit een vereniging of organisator die telkens opnieuw voor heel wat praktische uitdagingen staat.

Heb ik voor mijn evenement de toelating nodig, moet ik een melding doen of mag ik gewoon organiseren? Waar vraag ik eventuele tijdelijke verkeersmaatregelen aan? Hoe kan ik de gemeentelijke uitleendienst van feestmateriaal gebruiken? Moet ik een medische hulppost voorzien op mijn evenement? Mag ik een bepaald openbaar plein of een straat gebruiken? Krijg ik een vergunning voor het afschieten van vuurwerk? Is een afwijking op de geluidsnormen mogelijk? Op welke manier maakt het gemeentebestuur extra promotie voor mijn evenement? …

Misverstanden en frustraties

Als organisator van een evenement moet je – afhankelijk van de aard en de omvang van het evenement – verschillende aanvragen bij het gemeentebestuur indienen. Voor elke aanvraag gelden specifieke deadlines en moet je heel wat informatie aanleveren bij de juiste gemeentelijke dienst. Voor een groot evenement leidde dit in vele gevallen tot een kluwen van ontbrekende, lopende, hangende en laattijdig ingediende aanvragen waarbij zowel de organisator als het gemeentebestuur het overzicht verloren. Misverstanden en frustraties bij organisator en gemeentelijke diensten waren vaak het gevolg. 

Uniek online platform

Met de Evenementenkluis ontwikkelden Mol, Balen, Dessel en Kasterlee in samenwerking met webbouwer Pixeo uit Arendonk een uniek online platform. Binnen dit platform maken organisatoren een evenement aan, waarbij de Evenementenkluis – afhankelijk van de antwoorden op een aantal eenvoudige basisvragen – automatisch aangeeft welke elektronische formulieren binnen het platform verplicht en optioneel moeten worden ingediend voor een specifieke deadline. De organisator kan op elk moment de status van ieder formulier per evenement opvolgen.

Overzicht voor gemeente, politie en brandweer

Ook het gemeentebestuur behoudt voor elk evenement en per organisator het overzicht van de ingediende aanvragen of de aanvragen die nog moeten volgen. Daarnaast hebben brandweer en politie toegang tot de Evenementenkluis zodat ze bij noodsituaties meteen alle informatie – bijvoorbeeld een inplantingsplan van het terrein of de contactgegevens van de organisatoren – online bij de hand hebben.

Maximaal gebruiksgemak

De Evenementenkluis streeft naar een maximaal gebruiksgemak. Organisatoren die jaarlijks hetzelfde evenement organiseren, kunnen eenvoudig de aanvragen van vorige editie hergebruiken. Voor een eenvoudig evenement of een kleinere activiteit worden weinig gegevens gevraagd. De aard en omvang van het evenement bepalen wat er moet aangevraagd en ingediend worden. Wanneer organisatoren een evenement of activiteit aanmelden via de Evenementenkluis verschijnt deze bovendien automatisch op de gemeentelijke activiteitenkalender en op de kalender van Uit in Vlaanderen.

Modulair opgebouwd

De Evenementenkluis werd door webbouwer Pixeo ontwikkeld op verzoek van de gemeentebesturen van Mol, Balen, Dessel en Kasterlee. Pixeo verkreeg daarbij de toelating om het platform ook voor andere gemeente- en stadsbesturen te gebruiken. Dat is meteen de reden waarom het platform modulair is opgebouwd. Elk bestuur kan volgens eigen behoeftes, inzichten en lokale regelgeving de Evenementenkluis op eigen maat inrichten en uitbouwen.

Meer info: 014 33 07 39, evenementen@gemeentemol.be

Datum van het bericht: dinsdag 18 september 2018